COMO HACER QUE SUS APLICACIONES
Y REDETERMINACIONES VUELEN POR EL PROCESO DE APROBACIÓN.
Este es el proceso para aprobar una aplicación/redeterminación de ingresos:
1-Se recibe la aplicación/redeterminación y se le pone un sello con la
fecha.
2-En 10 días revisan que la información esté completa, que los cheques que
han entregado sean consecutivos y los últimos recibidos en la fecha en que los
entregaron. Si falta información, o cheques, deben mandarle una carta pidiendo
lo que falte y dando 10 días para completarla.
3-Si en 10 días entregan la documentación pedida, procesan la información.
Si han entregado parte, pero siguen faltando cosas, les mandan una segunda
carta.
4-Si en los 10 días después de la carta la información y los talones de
pago o certificación del empleador están completos procesan la aplicación; si
está incompleta tienen que negarla.
5-Hay un máximo de 30 días después de la fecha en que entregaron la
aplicación para aprobarla o negarla.
Si hacen una aplicación usen la forma actual, IL 444-3455S(R-6-11) pueden
entrar en la barra buscadora del internet IL 444-3455S para que les lleve a la
forma en español, o IL 444-3455 para bajar la forma en ingles. Renovaron la
forma en junio 2011, recicle las formas anteriores que tenga y no las use más.
DHS va a exigir que usen formas actuales, no las formas viejas.
Sin embargo, si están haciendo una redeterminación, usen las formas que
manda DHS a los clientes que tienen que renovar. Guarden una copia en blanco
por si el cliente no recibe o pierde la forma de redeterminación, o la bajan de
mi blog. Búsquenla en la etiqueta REDETERMINACION DE INGRESOS-FORMAS.
Si el cliente estaba aprobado en otro condado, el CCR&R necesita que
llenen una nueva aplicación. No llenen redeterminación ni cambio de proveedora.
Y asegúrense de que ha cancelado en el programa anterior, o en el nuevo
programa no pueden aprobar ni pagarles.
La mejor fecha para presentar una redeterminación es el segundo día de
trabajo del mes en que termina la aprobación. Por ejemplo, si al cliente se le
acaba el cuidado en enero, traten de que presente la redeterminación el 3 de
enero.
Hay 3 formas: una forma de 4 páginas en español, una forma de 4 páginas en
inglés, y una forma de 6 páginas en inglés. Usen la forma de 6 páginas para
redeterminación cuando hayan cambiado los miembros de la familia. Por ejemplo,
un hijo que sale de la casa para vivir por su cuenta, o si un hijo o el padre
de algún niño vuelve a la casa, o una teenager en la casa tiene un hijo.
Los hijos de 19 y 20 años viviendo en la casa hay que contarlos siempre
como miembros de la familia. Si trabajan su ingreso se suma al de los padres.
Si tienen 18 años o menos no necesitamos contar su ingreso en el ingreso
familiar. Si tienen 21 años o más podemos NO contarlos como miembros de la
familia.
En la aplicación y redeterminación, donde dice “otros miembros de la
familia” no vuelvan a poner los padres e hijos que ya han puesto, eso es para
otros, como niños por los que no se pide cuidado, o abuelos sin ingreso
viviendo en la casa.
La causa más normal de los retrasos es que falte información. Asegúrense de
que cada partecita esté llena. Si no aplica, pongan N/A o una raya. NO dejen
nada en blanco. Esto es demasiado importante para dejárselo al cliente. La
proveedora debe revisar la aplicación o la redeterminación antes de firmarla. Y
siempre conviene que ella la lleve al YWCA, o la mande por E-mail y tenga una
confirmación de que fue recibida y cuando fue recibida.
Las partes que mas olvidan llenar son la primera, el teléfono, y la última,
la firma. Pongan siempre la fecha en que comenzó el trabajo, porque si su
cliente tiene “overtime” o Tiempo Extra y se reporta en el acumulado del año,
ese pago se debe repartir entre las semanas que ha trabajado en el año.
Si es una nueva aplicación asegúrese de llenar completamente la parte de la
proveedora, dirección, teléfono, número de social si es la primera aplicación
que entrega al YWCA o CCR&R, fecha en que comenzó o va a comenzar a cuidar
los niños, número de licencia y fecha de expiración, capacidad de licencia.
Si el padre no tiene un número válido de social pídanle una identificación
para llevar al CCR&R. Si los niños no tienen un social valido pidan al
padre/madre el registro de nacimiento de los niños. Si tienen social válido,
pónganlo, ahorran trabajo al revisar su aplicación. También pueden poner el
número que aparece en la tarjeta médica.
Pidan copia de la tarjeta médica. Asegúrense de que los nombres de los
niños y sus fechas de nacimiento son los mismos que están en la tarjeta
médica. Con mucha frecuencia los padres dan el nombre intermedio, que en USA no
se usa, o un apellido distinto al de la tarjeta. Pongan siempre el primer
nombre y el primer apellido del cliente y los niños. Segundo nombre, segundo
apellido, no sirven para nada. Si hay una diferencia entre la información de la
tarjeta médica y la de la aplicación el especialista de elegibilidad tiene que
ver cuál es la verdadera pidiendo copias de tarjetas de social, registros de
nacimiento, o hablando con su trabajador social de DHS, y eso retrasa mucho el
proceso de aprobación.
El nombre de la madre, y del padre si están en la casa, tiene que ser el
mismo que aparece en los cheques de pago. Si trabaja con un nombre distinto, no
se molesten en aplicar.
No pongan un P.O.Box como dirección. La subvención es solo para familias
que viven en el estado, y tiene que ser una dirección real y verificable.
Tienen la opción de poner un P.O.Box como sitio donde quieren que les manden la
correspondencia, debajo de su dirección. Sin embargo, un P.O.Box se acepta si
la madre vive en un shelter por violencia domestica. En ese caso hagan una nota
firmada por el cliente explicando la situación. Por ejemplo: “Yo pongo un
P.O.Box porque estoy viviendo en Safe Place por violencia doméstica. Pueden
verificarlo con mi trabajadora Ms NNNNN, a quien he dado permiso para dar
información sobre mi situación”
El horario de cuidado infantil debe estar dentro de los límites de su
horario de licencia. No pueden poner que comienzan a cuidar a las 6:30 AM si su
licencia comienza a las 7 AM. (Y eviten cuidar antes o después de su horario de
licencia, eso puede hacer que pierdan su licencia).
Si está cuidando niños que van a la escuela, PONGAN EL HORARIO REAL DE
CUIDADO. Por ejemplo: Juanito Garcia 7 AM a 8AM, 3 PM-4:30 PM. Y llenen donde
les pide el horario en que el niño está en la escuela.
Pueden poner niños que van a la escuela y necesitan cuidado solo cuando la
escuela cierra, en ese caso hagan nota diciendo explicando. Tengan en cuenta
que ese niño cuenta en su capacidad lo mismo que un niño que va todo el día.
Los niños pueden recibir una subvención de cuidado infantil hasta el último
día del mes en que cumplen 13 años. Para DCFS un niño de 12 años no cuenta en
su capacidad de licencia. Sin embargo van a negar la subvención de cuidado
infantil si el número de niños con subvención es más que su capacidad de
licencia. Eso no es problema si tienen clientes privados o en diferentes
programas.
El especialista de elegibilidad necesita verificar toda información que
parezca cuestionable o falsa. Por ejemplo:
· Padres de niños en edad
escolar que trabajan en la tarde y piden tiempo completo para sus hijos. En
este caso añada a la aplicación una certificación del empleador de su horario
de trabajo.
· Personas que trabajan en
un restaurante, McDonald, pero dicen que trabajan lunes a viernes, cuando esas
personas suelen trabajar sábados y domingos. En este caso añada a la aplicación
una certificación del empleador de su horario de trabajo. Si el cliente trabaja
sábados o domingos, pónganlos en el horario de trabajo aunque no cuide
esos días.
· Excesivo tiempo de
transporte. Explique en una nota por qué necesita tanto tiempo, como que la
oficina temporal les da transporte, usa transporte público, va caminando…
· Tiempo de cuidado que no
coincide con el tiempo de trabajo más el tiempo de transporte. Si los talones
muestran 30 horas de trabajo semanales, pero ponen que trabaja de 8 AM a 4 PM
(8 horas diarias) y piden 47 horas y media de cuidado (8 horas de trabajo más
media de almuerzo, mas media de ida y media de vuelta del trabajo), NO les
pueden aprobar. Tienen que pedirle que presente cheques por 40 horas, o que
cambien la aplicación. Si los cheques muestran un promedio de 30 horas de
trabajo, pongan un horario de trabajo de 30 horas. Si siempre trabaja 40 y
justo esas 2 semanas trabajó 30 pidan una certificación del empleador.
Y siempre, siempre, pidan al cliente que pague mientras no tengan la
aprobación en la mano. Siempre hay el riesgo de que nieguen la aplicación. Por
ejemplo, un cliente mandó una aplicación, pero antes de que la aprobaran perdió
el trabajo y fue negada.
La respuesta parece ser simple para los proveedores de cuidado infantil familiar. Usted necesita un teléfono para operar su negocio y por lo tanto debe ser deducible como un gasto de negocio "normal y necesario".
