¿Qué registros debe usted guardar y por cuánto tiempo?
Traducido y resumido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
¿Se siente usted abrumado por el papeleo como proveedor de cuidado infantil en el hogar?
Hay formularios de inscripción, los registros médicos de los niños, los contratos y las pólizas, los formularios de permiso, recibos de negocios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, formularios de licencias, etc.
● Busque un buen lugar para guardar los recibos de negocio. Algunos proveedores de cuidado infantil familiar utilizan un cajón de la cocina, una cesta en la puerta de entrada, o una carpeta de archivos en su escritorio. Este "archivo de explotación" se utiliza para guardar provisionalmente todos los registros y recibos antes de que se pierdan. Más tarde los ordenará con más detalle.
● Ponga todos sus registros y recibos de impuestos en una caja sellada de plástico (para protegerlos del agua). Guarde los registros de impuestos durante al menos tres años después de presentar su declaración.
● Si usted ha perdido los recibos de algunos gastos de negocios a principios de año, tome fotos de los artículos que ha comprado y tome nota de cuando lo compró y cuánto le costó.
● Haga firmar a los padres un recibo que indique la cantidad que le pagaron por el año. Haga que cada padre firme su copia del recibo y guárdela en sus archivos de impuestos.
● Registre las lecturas del cuenta kilómetros de todos sus vehículos a partir del 31 de diciembre.
● Si trabaja con un preparador de impuestos, solicite copias de seguridad de todas las hojas de cálculo o formularios utilizados para preparar su declaración
● Acostúmbrese a revisar sus registros al final de cada mes durante todo el próximo año.
● Guarde los recibos de todos los gastos de negocio de lo que queda de año. Algunos ejemplos:
1. Gastos del patio o jardín: herramientas de jardinería, bolsas de basura de hojas, pala de nieve, soplador de nieve, madera para leña, estufa, calentador o chimenea.
2. Los gastos de marketing: folletos comerciales, tarjetas de visita, los honorarios para registrar su nombre comercial con el estado, o los anuncios clasificados.
4. Artículos para el hogar: artículos de limpieza, artículos de cocina, juguetes de los niños. Juguetes comprados para sus propios hijos (para fiesta o cumpleaños) que se utilizan en su empresa son parcialmente deducibles.
5. Gastos de fiesta: tarjetas y regalos para padres y niños, decoraciones navideñas, comida para niños, películas
Guarde los recibos de todos los gastos de negocios. Su meta debe ser tener los recibos de todos y cada uno de sus gastos, centavo a centavo. Debido a que la mayor parte de los costos de limpiar, mantener y reparar su casa pueden ser parcialmente deducidos como un gasto comercial (bombillas, papel higiénico, bolsas de basura, pala para la nieve, etc.), guarde y archive los recibos cada vez que vaya a la droguería, establecimiento de informática, etc. Anote en su agenda las fechas de salidas, excursiones o viajes de negocios. Un recibo en regla de una tienda o almacén es más reconocido por el IRS que un cheque.
Lleve a cabo revisiones frecuentes para asegurarse que tienen todo en orden. Mantenga todos sus justificantes en un solo lugar. Utilice sobres para guardar los recibos por categoría de gasto. Asegúrese de que los recibos se etiquetan y se puede leer. Si usted olvidó pedir un recibo o no lo pudo conseguir (parquímetro, venta de garaje, etc.), hágase uno personal para recordar ese gasto.
Todos estos documentos son importantes, pero algunos son más importantes que otros. Además, ¿cuánto tiempo tiene que mantenerlos?
Esto es un problema especialmente para las proveedoras de cuidado infantil que han estado en el negocio por muchos años. ¡Después de quince años en el negocio puede ser que necesite toda una habitación de su casa para almacenar todos estos archivos!
Entonces, ¿qué registros debe mantener, y cuáles puede desechar?
La regla general es que usted no tiene que mantener los registros, a menos que usted está obligado a hacerlo, o que el hacerlo le proteja. Por lo tanto, debe guardar los registros de:
* Cumplir con los requisitos de cuidado infantil del estado
* Protegerse contra una demanda
* Defender sus deducciones de impuestos en una auditoría del IRS
Cumplir los requerimientos de Cuidado de Niños del Estado.
Al igual que con todo lo que implica el cuidado infantil en el hogar, consulte con su regulador o el licenciador primero. Su estado puede tener reglas que obliguen a mantener ciertos registros por un número de años. Es probable que esté obligado a mantener los registros más de lo que se piensa.
También puede preguntarle a su licenciante qué registros debe mantener y por cuánto tiempo.
Protegerse contra una Demanda
¿Sabía usted que es posible que un niño o un padre puede demandarle años después de haber dejado su programa debido a una lesión sufrida por el niño mientras estaba matriculado en su programa?
Puede suceder. Una vez hablé con una proveedora que llevaba diez años fuera del negocio, cuando recibió una carta del abogado de un ex niño anunciando que estaban demandándola por una lesión en el niño sufrió en su programa cuando tenía tres años de edad.
En general, los niños conservan el derecho a demandar hasta llegar a la edad de 18 años y en muchos estados tienen años adicionales. Por ejemplo, en Minnesota, todo el mundo tiene el derecho de demandar hasta seis años después de sufrir la lesión. Los niños pueden demandar a la edad de 18 años más un año. Si un niño se lesiona a la edad de 12 años, el niño podría demandar hasta que llega a la edad de 19 años.
Por lo tanto, es necesario mantener los siguientes registros que pueden ayudarle si usted es demandado: registros de inscripción / terminación, informes de lesiones / notas, y pólizas de seguros.
Usted debe mantener los registros de inscripción / terminación para mostrar cuándo un niño estaba en su programa. Esto puede ser importante si se puede demostrar que el niño resultó herido en un momento en que no estaba inscrito con usted.
Cada vez que un niño se lesiona en su programa, mantenga un registro de lesiones que describa el accidente y sus acciones. A pesar de que es posible que haya reportado una lesión a su regulador o licenciador, es en su propio interés mantener sus notas sobre las lesiones e incidentes. Muchos estados permiten a los niños demandar por abuso sexual, incluso después de que el niño alcance la mayoría de edad.
Para estar seguro de que usted puede probar que tenía seguro de responsabilidad empresarial y para mostrar los montos de cobertura de su póliza en el momento, guarde una copia de sus pólizas anuales de responsabilidad empresarial. Si usted tiene otro seguro para su negocio, como un seguro de conductor de automóvil o de póliza aval de propietario, usted también tendrá que mantener estas pólizas. Guárdelo todo en una caja de seguridad. No confíe en que la compañía de seguros tenga registros adecuados.
Mantenga todos los registros anteriores hasta que el último niño en su programa alcance, al menos, 18 años de edad (o más dependiendo de su ley estatal).
Defienda sus deducciones de impuestos en una auditoría del IRS
Las reglas del IRS exigen que usted mantenga sus registros de impuestos hasta tres años después de presentarlos. Si usted tiene empleados debe mantener los registros de nómina durante cuatro años. Su estado puede requerir que usted mantenga sus registros de impuestos federales y estatales durante más de tres años.
Hay varias excepciones a esta regla general: Si usted declara unos ingresos de negocios inferiores en más del 25% a los reales, guarde sus registros durante seis años.
Si usted enmienda su declaración de impuestos, guarde sus registros durante tres años después de presentar su declaración enmendada.
Si usted contrata empleados, mantenga sus registros de impuestos de empleo (historial de pagos, registros de trabajo, Formulario 940, Formulario 941, W-2 y W-3) durante al menos cuatro años.
Guarde los recibos de los artículos que está amortizando durante el tiempo que durará la depreciación, más tres años. Por ejemplo, usted debe depreciar muebles, electrodomésticos y equipos de juego durante siete años. Por lo tanto, debe guardar los recibos de un refrigerador que compró en 2012 por siete años, más tres años, es decir, diez años (abril de 2023).
Después de abandonar el negocio sólo tiene que guardar los registros de los artículos que se deprecian (y todos los demás elementos) durante tres años después de que cerró su negocio.
Si usted presenta una extensión de seis meses al hacer sus impuestos de 2012 (hasta el 15 de octubre de 2013), debe guardar sus registros de impuestos hasta el 15 de octubre de 2016.
Consulte con su departamento de ingresos de su estado para ver si debe guardar los registros de su declaración de impuestos estatales por más de tres años. Por ejemplo, si su estado requiere que usted guarde sus registros durante cuatro años, asegúrese de guardar todos sus registros de impuestos federales durante cuatro años.
* Lleve consigo un talonario de recibos o anote la siguiente información en una hoja de papel. Por ejemplo: "Febrero 17, 2011 - cuna usada - $ 15 comprada en un Craigslist en el 1436 de Smith Avenue." Pida a la persona que le vendió el artículo que firme este improvisado recibo.
* Guardar una copia del anuncio de la venta de garaje, patio o Craigslist que vio en el periódico o en la red.
Tome una foto de lo que compró.
Si no hizo ninguna de estas cosas, tome las siguientes medidas para los artículos que usted compró en el año. Escriba una nota que describa la fecha, el artículo comprado, el coste y lugar de compra. Estime el costo, si es necesario. Tome una fotografía de los artículos ahora.
En el futuro, si usted se olvida de pedir un recibo firmado por la persona que le vendió el artículo, trate de escribir un registro de la transacción y tomar una fotografía tan pronto como pueda. Siempre es una buena idea revisar sus registros al final de cada mes para arreglar las transacciones de las que usted no tiene un recibo.
Si usted comete fraude o no presenta su declaración de impuestos, el IRS puede auditarle durante un número indefinido de años. Por lo tanto, si usted está haciendo trampa, ¡guarde los registros para siempre!
Véase mi artículo: "¿Debo guardar mis récords por 7 años?" ("Should I Save My Records for 7 Years?")
Por lo tanto, guarde todos los registros relacionados con su declaración de impuestos: recibos, cheques cancelados, estados de cuenta de tarjeta de crédito / débito, fotografías y otros registros escritos. Para los artículos que usted está depreciando (muebles, electrodomésticos, mejoras en el hogar, columpios, etc.) guarde estos recibos por el tiempo que usted está depreciando el artículo, mas tres años.
En mi experiencia, cuando las proveedoras de cuidado infantil pagan demasiado en impuestos es porque descuidaron mantener estos registros.
A pesar de que no está obligado a proporcionar a sus padres de la guardería un registro de sus pagos, es una buena idea hacerlo. Véase mi artículo, " La verdad sobre Recibos de Padres de fin de año." ("The Truth About End-of-Year Parent Receipts.")
¡Limpie la casa!
Ahora que usted sabe qué registros mantener y durante cuánto tiempo, es hora de examinar todos sus registros y deshacerse de lo que ya no necesita. Si usted compra una trituradora para destruir los registros, ¡la trituradora es deducible de impuestos!
¿Se siente usted abrumado por el papeleo como proveedor de cuidado infantil en el hogar?
Hay formularios de inscripción, los registros médicos de los niños, los contratos y las pólizas, los formularios de permiso, recibos de negocios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguro, formularios de licencias, etc.
Cuando nos acercamos al final del año, es el momento ideal para revisar sus registros y archivos, y asegurarse que está guardando todos los recibos de sus negocios.
El trabajo que hace ahora, le facilitará hacer su declaración de impuestos. Utilice las siguientes sugerencias también para el próximo año.
● Guarde todos los cheques cancelados (tanto personales como comerciales). Si sólo dispone de copias al carbón, guárdelas igualmente.
El trabajo que hace ahora, le facilitará hacer su declaración de impuestos. Utilice las siguientes sugerencias también para el próximo año.
● Guarde todos los cheques cancelados (tanto personales como comerciales). Si sólo dispone de copias al carbón, guárdelas igualmente.
● Busque un buen lugar para guardar los recibos de negocio. Algunos proveedores de cuidado infantil familiar utilizan un cajón de la cocina, una cesta en la puerta de entrada, o una carpeta de archivos en su escritorio. Este "archivo de explotación" se utiliza para guardar provisionalmente todos los registros y recibos antes de que se pierdan. Más tarde los ordenará con más detalle.
● Ponga todos sus registros y recibos de impuestos en una caja sellada de plástico (para protegerlos del agua). Guarde los registros de impuestos durante al menos tres años después de presentar su declaración.
● Si usted ha perdido los recibos de algunos gastos de negocios a principios de año, tome fotos de los artículos que ha comprado y tome nota de cuando lo compró y cuánto le costó.
● Haga firmar a los padres un recibo que indique la cantidad que le pagaron por el año. Haga que cada padre firme su copia del recibo y guárdela en sus archivos de impuestos.
● Registre las lecturas del cuenta kilómetros de todos sus vehículos a partir del 31 de diciembre.
● Si trabaja con un preparador de impuestos, solicite copias de seguridad de todas las hojas de cálculo o formularios utilizados para preparar su declaración
.
● Contabilice cuidadosamente, durante al menos dos meses, el número de horas que trabaja después que los niños se han ido.
● Contabilice cuidadosamente, durante al menos dos meses, el número de horas que trabaja después que los niños se han ido.
● Acostúmbrese a revisar sus registros al final de cada mes durante todo el próximo año.
● Guarde los recibos de todos los gastos de negocio de lo que queda de año. Algunos ejemplos:
1. Gastos del patio o jardín: herramientas de jardinería, bolsas de basura de hojas, pala de nieve, soplador de nieve, madera para leña, estufa, calentador o chimenea.
2. Los gastos de marketing: folletos comerciales, tarjetas de visita, los honorarios para registrar su nombre comercial con el estado, o los anuncios clasificados.
3. Gastos de oficina: boletines para los padres (como el Boletín de Padres –Parens pages- y Creciendo Juntos –Growing Together-), formularios y contratos, calendarios, cursos de formación, suscripciones a revistas (como Sesame Street, Totline, Parents, Child)
4. Artículos para el hogar: artículos de limpieza, artículos de cocina, juguetes de los niños. Juguetes comprados para sus propios hijos (para fiesta o cumpleaños) que se utilizan en su empresa son parcialmente deducibles.
5. Gastos de fiesta: tarjetas y regalos para padres y niños, decoraciones navideñas, comida para niños, películas
Guarde los recibos de todos los gastos de negocios. Su meta debe ser tener los recibos de todos y cada uno de sus gastos, centavo a centavo. Debido a que la mayor parte de los costos de limpiar, mantener y reparar su casa pueden ser parcialmente deducidos como un gasto comercial (bombillas, papel higiénico, bolsas de basura, pala para la nieve, etc.), guarde y archive los recibos cada vez que vaya a la droguería, establecimiento de informática, etc. Anote en su agenda las fechas de salidas, excursiones o viajes de negocios. Un recibo en regla de una tienda o almacén es más reconocido por el IRS que un cheque.
Lleve a cabo revisiones frecuentes para asegurarse que tienen todo en orden. Mantenga todos sus justificantes en un solo lugar. Utilice sobres para guardar los recibos por categoría de gasto. Asegúrese de que los recibos se etiquetan y se puede leer. Si usted olvidó pedir un recibo o no lo pudo conseguir (parquímetro, venta de garaje, etc.), hágase uno personal para recordar ese gasto.
Todos estos documentos son importantes, pero algunos son más importantes que otros. Además, ¿cuánto tiempo tiene que mantenerlos?
Esto es un problema especialmente para las proveedoras de cuidado infantil que han estado en el negocio por muchos años. ¡Después de quince años en el negocio puede ser que necesite toda una habitación de su casa para almacenar todos estos archivos!
Entonces, ¿qué registros debe mantener, y cuáles puede desechar?
La regla general es que usted no tiene que mantener los registros, a menos que usted está obligado a hacerlo, o que el hacerlo le proteja. Por lo tanto, debe guardar los registros de:
* Cumplir con los requisitos de cuidado infantil del estado
* Protegerse contra una demanda
* Defender sus deducciones de impuestos en una auditoría del IRS
Cumplir los requerimientos de Cuidado de Niños del Estado.
Al igual que con todo lo que implica el cuidado infantil en el hogar, consulte con su regulador o el licenciador primero. Su estado puede tener reglas que obliguen a mantener ciertos registros por un número de años. Es probable que esté obligado a mantener los registros más de lo que se piensa.
También puede preguntarle a su licenciante qué registros debe mantener y por cuánto tiempo.
Protegerse contra una Demanda
¿Sabía usted que es posible que un niño o un padre puede demandarle años después de haber dejado su programa debido a una lesión sufrida por el niño mientras estaba matriculado en su programa?
Puede suceder. Una vez hablé con una proveedora que llevaba diez años fuera del negocio, cuando recibió una carta del abogado de un ex niño anunciando que estaban demandándola por una lesión en el niño sufrió en su programa cuando tenía tres años de edad.
En general, los niños conservan el derecho a demandar hasta llegar a la edad de 18 años y en muchos estados tienen años adicionales. Por ejemplo, en Minnesota, todo el mundo tiene el derecho de demandar hasta seis años después de sufrir la lesión. Los niños pueden demandar a la edad de 18 años más un año. Si un niño se lesiona a la edad de 12 años, el niño podría demandar hasta que llega a la edad de 19 años.
Por lo tanto, es necesario mantener los siguientes registros que pueden ayudarle si usted es demandado: registros de inscripción / terminación, informes de lesiones / notas, y pólizas de seguros.
Usted debe mantener los registros de inscripción / terminación para mostrar cuándo un niño estaba en su programa. Esto puede ser importante si se puede demostrar que el niño resultó herido en un momento en que no estaba inscrito con usted.
Cada vez que un niño se lesiona en su programa, mantenga un registro de lesiones que describa el accidente y sus acciones. A pesar de que es posible que haya reportado una lesión a su regulador o licenciador, es en su propio interés mantener sus notas sobre las lesiones e incidentes. Muchos estados permiten a los niños demandar por abuso sexual, incluso después de que el niño alcance la mayoría de edad.
Para estar seguro de que usted puede probar que tenía seguro de responsabilidad empresarial y para mostrar los montos de cobertura de su póliza en el momento, guarde una copia de sus pólizas anuales de responsabilidad empresarial. Si usted tiene otro seguro para su negocio, como un seguro de conductor de automóvil o de póliza aval de propietario, usted también tendrá que mantener estas pólizas. Guárdelo todo en una caja de seguridad. No confíe en que la compañía de seguros tenga registros adecuados.
Mantenga todos los registros anteriores hasta que el último niño en su programa alcance, al menos, 18 años de edad (o más dependiendo de su ley estatal).
Defienda sus deducciones de impuestos en una auditoría del IRS
Las reglas del IRS exigen que usted mantenga sus registros de impuestos hasta tres años después de presentarlos. Si usted tiene empleados debe mantener los registros de nómina durante cuatro años. Su estado puede requerir que usted mantenga sus registros de impuestos federales y estatales durante más de tres años.
Vea la Publicación 583 Apertura de un negocio y mantenimiento de registros (IRS Publication 583 Starting a Business and Keeping Records) (página 15) donde se explica claramente esta regla de tres años.
Hay varias excepciones a esta regla general: Si usted declara unos ingresos de negocios inferiores en más del 25% a los reales, guarde sus registros durante seis años.
Si usted enmienda su declaración de impuestos, guarde sus registros durante tres años después de presentar su declaración enmendada.
Si usted contrata empleados, mantenga sus registros de impuestos de empleo (historial de pagos, registros de trabajo, Formulario 940, Formulario 941, W-2 y W-3) durante al menos cuatro años.
Guarde los recibos de los artículos que está amortizando durante el tiempo que durará la depreciación, más tres años. Por ejemplo, usted debe depreciar muebles, electrodomésticos y equipos de juego durante siete años. Por lo tanto, debe guardar los recibos de un refrigerador que compró en 2012 por siete años, más tres años, es decir, diez años (abril de 2023).
Después de abandonar el negocio sólo tiene que guardar los registros de los artículos que se deprecian (y todos los demás elementos) durante tres años después de que cerró su negocio.
Si usted presenta una extensión de seis meses al hacer sus impuestos de 2012 (hasta el 15 de octubre de 2013), debe guardar sus registros de impuestos hasta el 15 de octubre de 2016.
Consulte con su departamento de ingresos de su estado para ver si debe guardar los registros de su declaración de impuestos estatales por más de tres años. Por ejemplo, si su estado requiere que usted guarde sus registros durante cuatro años, asegúrese de guardar todos sus registros de impuestos federales durante cuatro años.
Esto es lo que puede hacer cuando compra artículos en ventas de patio, garaje o Craigslist:
* Lleve consigo un talonario de recibos o anote la siguiente información en una hoja de papel. Por ejemplo: "Febrero 17, 2011 - cuna usada - $ 15 comprada en un Craigslist en el 1436 de Smith Avenue." Pida a la persona que le vendió el artículo que firme este improvisado recibo.
* Guardar una copia del anuncio de la venta de garaje, patio o Craigslist que vio en el periódico o en la red.
Tome una foto de lo que compró.
Si no hizo ninguna de estas cosas, tome las siguientes medidas para los artículos que usted compró en el año. Escriba una nota que describa la fecha, el artículo comprado, el coste y lugar de compra. Estime el costo, si es necesario. Tome una fotografía de los artículos ahora.
En el futuro, si usted se olvida de pedir un recibo firmado por la persona que le vendió el artículo, trate de escribir un registro de la transacción y tomar una fotografía tan pronto como pueda. Siempre es una buena idea revisar sus registros al final de cada mes para arreglar las transacciones de las que usted no tiene un recibo.
Si usted comete fraude o no presenta su declaración de impuestos, el IRS puede auditarle durante un número indefinido de años. Por lo tanto, si usted está haciendo trampa, ¡guarde los registros para siempre!
Véase mi artículo: "¿Debo guardar mis récords por 7 años?" ("Should I Save My Records for 7 Years?")
Por lo tanto, guarde todos los registros relacionados con su declaración de impuestos: recibos, cheques cancelados, estados de cuenta de tarjeta de crédito / débito, fotografías y otros registros escritos. Para los artículos que usted está depreciando (muebles, electrodomésticos, mejoras en el hogar, columpios, etc.) guarde estos recibos por el tiempo que usted está depreciando el artículo, mas tres años.
En mi experiencia, cuando las proveedoras de cuidado infantil pagan demasiado en impuestos es porque descuidaron mantener estos registros.
A pesar de que no está obligado a proporcionar a sus padres de la guardería un registro de sus pagos, es una buena idea hacerlo. Véase mi artículo, " La verdad sobre Recibos de Padres de fin de año." ("The Truth About End-of-Year Parent Receipts.")
Ahora que usted sabe qué registros mantener y durante cuánto tiempo, es hora de examinar todos sus registros y deshacerse de lo que ya no necesita. Si usted compra una trituradora para destruir los registros, ¡la trituradora es deducible de impuestos!
Si usted ha completado sus impuestos, ¡enhorabuena!
He aquí una lista de los últimos pasos que una proveedora de cuidado infantil debe observar antes que se olvide de su declaración de impuestos:
1) Reúna todos sus registros y recibos de negocios que utilizó para su declaración de impuestos de y guárdelos junto con una copia de su declaración de impuestos.
2) Archive las lecturas del odómetro de los vehículos que usa para sus negocios a partir del 1 enero.
3) Recoja los recibos de todos los padres de la guardería que indican cuánto le pagaron en el año. Haga que cada padre firme su copia.
4) Guarde todos sus cheques cancelados (copias de carbono) y estados de cuenta bancarios mensuales de todas sus cuentas de cheques personales, de negocios y cuentas de ahorro.
5) Reúna todas las copias de formularios de reclamación mensual de su programa de alimentación.
6) Recoja sus registros de asistencia y todas las hojas sign-in/out firmadas por los padres.
7) Pida a su preparador de impuestos un repuesto de las copias de seguridad de todas las hojas de trabajo o programas de depreciación utilizadas para preparar su declaración de impuestos.
8) Poner todos los registros y archivos en una caja plástica sellada (100% deducible de impuestos) para protegerlos de daños por agua. Ponga la caja de almacenamiento en un lugar seco y seguro.
9) Guarde estos registros al menos tres años (hasta el 15 de abril 2017).
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
Ahorre tiempo y dinero con una revisión mensual de sus registros.
Por Tom Copeland. Publicado con su permiso
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
El final del año no es el momento de empezar a pensar en el cuidado, archivo y mantenimiento de sus archivos y registros de negocios.
Sí, estamos en la mitad del verano y el mantenimiento de registros puede ser la última cosa que le preocupa.
Pero, una forma de ahorrar significativamente el tiempo y el estrés de mantener los registros es llevar a cabo una revisión mensual de sus registros.
Si tira cada recibo y registro de negocios en una caja grande y espera hasta el final del año para ordenarlos, se amontona mucho el trabajo es muy probable que se pierda algo. Por lo tanto, las revisiones mensuales le ahorrarán tiempo y dinero en su momento.
Al final de cada mes, pregúntese:
¿He registrado todos los pagos? Si no es así, asegúrese de que sus registros muestran cuánto le pagó cada padre, cuánto ha recibido del programa de subsidios y el Programa de Alimentos.
¿Tengo completos los registros de asistencia? Si no es así, haga de nuevo el programa donde se registre la asistencia de los niños –días y horas- de los niños en su programa de atención.
¿He registrado todas las horas en las que he trabajado en mi casa por mi negocio cuando los niños de la guardería no estaban presentes? Si no, escoja dos meses antes del final del año para hacer con toda atención un seguimiento de estas horas. Utilice el promedio de estos dos meses para el resto del año. Vera mi instructivo video (my instructional video ) sobre cómo hacer esto utilizando Minute Menu Kids Pro.
¿He llevado un registro de todos mis viajes de negocios? Si no es así, vuelva a revisar sus registros para actualizar esta información.
¿He guardado todos mis recibos de negocio? Si no es así, registre sus gastos con los cheques cancelados o estados de cuenta de la tarjeta de crédito/débito. Si usted no tiene registros en absoluto, tome nota de los artículos que usted compró, cuánto cuestan, y luego tome una foto de ellos.
¿Mis recibos identifican claramente lo que he comprado? De lo contrario, marque en el recibo lo que falta (fecha, nombre del artículo, costo).
Consejos del IRS para la Protección de sus Registros de impuestos.
La temporada de huracanes ha comenzado y el IRS exhorta a personas y empresas a proteger sus archivos de impuestos de los desastres naturales mediante la adopción de unos sencillos pasos.
He aquí hay cuatro consejos del IRS que le ayudarán a prepararse en caso de que ocurra un desastre.
1. Haga copias de seguridad de sus registros. Los contribuyentes deben mantener un conjunto copias de seguridad de sus archivos en un lugar seguro, lejos de la serie original. El mantenimiento de un conjunto de copias de seguridad de los registros, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguros, etc. es más fácil ahora que muchas instituciones financieras ofrecen declaraciones y documentos por vía electrónica. Incluso si el documento original sólo está disponible en papel, pueden ser escaneados para pasarlo a formato electrónico. Con los documentos en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargarlos a un dispositivo de copia de seguridad de almacenamiento portátil, como un disco duro externo, CD o DVD que se puede llevar con usted en caso de que usted tenga que evacuar.
2. Documente sus objetos de valor. Los contribuyentes deben fotografiar o grabar en video el contenido de su hogar, especialmente de los artículos de mayor valor. Un registro fotográfico puede ayudar a una persona a probar el valor de mercado de sus productos asegurados y a presentar reclamaciones de siniestros o pérdidas. Las fotos deben ser almacenadas en un lugar exterior.
Para documentar sus objetos de valor, el IRS tiene un libro de pérdidas por desastres, Publicación 584, accidentes, desastres y pérdidas por robo, lo cual puede ayudar a los contribuyentes a hacer una lista, habitación por habitación, de sus pertenencias.
3. IRS está listo a ayudar si ocurre un desastre; los contribuyentes afectados pueden llamar al 1-866-562-5227 para hablar con los especialistas del IRS capacitados para manejar los problemas relacionados con el desastre. Los contribuyentes pueden solicitar copias de las declaraciones de impuestos presentadas previamente, presentando el Formulario 4506: Solicitud de copia de su declaración. Los contribuyentes también pueden solicitar las transcripciones en línea con la mayoría de sus datos en la línea de retorno de IRS.gov, llamando al 1-800-908-9946 o usando el Formulario 4506T-EZ: Formulario de Solicitud de Transcripción de Declaración Individual de Impuestos, o el Formulario 4506-T, Solicitud de envío de la transcripción.
Más información sobre la preparación ante los desastres, se puede encontrar en IRS.gov. Los formularios y publicaciones se pueden descargar en IRS.gov o solicitarse llamando al 1-800-829-3676.
Escanee sus recibos para estar más segura.
Es la peor pesadilla de una proveedora de cuidado infantil en el hogar: Usted está en una auditoría del IRS y el auditor pide ver sus recibos de negocio. En el momento que presenta sus recibos, descubre que la tinta en todos ellos se ha desvanecido y ¡las páginas están en blanco!
El auditor no anda con bromas. ¿Su situación es desesperada?
No, si usted había escaneado sus recibos escáner y puede mostrar sus registros en una computadora o imprimirlos.
Un número creciente de proveedoras de cuidado infantil están usando un escáner para guardar y organizar sus archivos. Un escáner le permite digitalizar sus recibos en su ordenador, guardando la imagen de sus recipts. A continuación, puede ordenar estos registros en el equipo poniéndolos en diferentes carpetas (el subsidio para familias, juguetes, suministros, servicios públicos, etc.).
Si digitaliza sus recibos, ¿todavía tiene que guardar la copia por tres años? No.
El IRS Revenue Procedure 97-22 dice que usted puede deshacerse de los registros después de haberlos archivado en la computadora. Claro que usted tendrá que ser capaz de producir sus archivos escaneados durante una auditoría. Guarde los registros escaneados en una unidad flash USB (además de en la misma computadora) y almacene la unidad flash en un lugar seguro (como una caja de seguridad).
Si utiliza un escáner, tenga cuidado de no tirar los recibos hasta estar seguro de que están debidamente escaneadas y guardadas en la computadora. Nota: Puede que en algunos estados no acepten los registros escaneados, asegúrese antes de tirar las copias impresas sus registros
