Aclaraciones sobre la contratación de empleados para el cuidado infantil.
Condensado y resumido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Requisitos para contratar a un empleado
• Obtenga un número de identificación fiscal (EIN).
• Llene el Formulario I-9 para verificar que el empleado es apto para trabajar en los EE.UU.
• Haga que el empleado a llenar el Formulario W-4 para determinar si usted debe retener impuestos federales del salario del empleado
• Retención de la seguridad social y el Medicare trimestrales (Formulario 941). Si usted paga menos de $ 4,000 de salarios en un año, en su lugar puede presentar anualmente un Formulario 944.
• Pagar los impuestos federales por desempleo al año (Formulario 940).
• Presentar anualmente los Formularios W-2 y W-3 para declarar los impuestos de Seguro Social y Medicare.
• Si usted contrata a más de una persona no que no sea de su familia, tendrá que pagar al menos el salario mínimo federal de $ 7.25 por hora. Si el salario mínimo es más alto, usted debe pagar su salario mínimo estatal. La ley estatal puede requerir que usted pague el salario mínimo del estado, incluso en la contratación de una sola persona. El salario mínimo en Illinois es de $8.25 por hora.
Para obtener estos formularios federales contacte con el IRS en: http://www.irs.gov/ , o llame al 1-800-829-3676.
Reglas del Estado.• Es que posible que las leyes requieran que usted:
• Informe de nuevas contrataciones
• Retenga os impuestos estatales sobre la renta
• Pague los impuestos estatales para el desempleo
• Contrate el seguro de compensación del trabajador.
• Consulte con su departamento estatal trabajo para obtener más información y los formularios necesarios.
Este material fue producido por Resources for Child Caring (Recursos para Cuidadores de niños) (www.resourcesforchildcare.org ). Para otras publicaciones del negocio de cuidado de niño, póngase en contacto con la División de Publicaciones de Resources for Child Caring, Redleaf Press, al 800-423-8309 o visite www.redleafpress.org
Contratando sus familiares como empleados
Muchos proveedores de cuidados infantiles contratan a sus propios familiares y se benefician de las reglas del IRS que les permiten reducir sus impuestos. Si usted contrata a sus propios hijos menores de 18 años, sus hijos no tendrán que pagar impuestos de Seguro Social. Los salarios pagados a sus hijos por trabajar para su empresa son 100% deducibles. Si usted contrata a sus propios hijos que tienen más de 18 años de edad o si contrata a su propio cónyuge, sus salarios están sujetos a los impuestos de Seguro Social y a la renta federal. Así que no hay beneficio fiscal significativo por la contratación de niños de más de 18 años de edad o de su cónyuge, a menos que establezca un plan de reembolso médico y reclame los gastos médicos como una deducción de negocio.
Los proveedores que contratan a sus propios familiares deben tener cuidado y mantener los registros adecuados. El IRS sospecha metódicamente de estos acuerdos, porque suponen que los proveedores están tratando de reclamar una deducción de negocios sin cumplir los requisitos del empleador que contratar a un empleado. Los proveedores que no estén al día sobre su registro de datos pueden tener problemas si no puede demostrar que su hijo hizo el trabajo para el que fue pagado.
Estos son los registros que debe tener si contrata a sus propios hijos o cónyuge:
• Obtener un número de identificación del contribuyente del IRS (formulario SS-4 se puede llenar en línea en www.irs.gov).
• Preparar una descripción del trabajo que detalle cuáles son las responsabilidades del trabajo: jugar con los niños, limpiar antes y después de la jornada con los niños, preparar las comidas para los niños, limpiar los juguetes, mantenimiento de los archivos, etc. No incluya otras actividades personales, tales como ir de compras, cortar el césped, hacer mandados de la familia, etc
• Elaborar un acuerdo escrito entre usted y su familiar empleado que describa el acuerdo de empleo: días y horas de trabajo, salario, etc. Ambas partes deben firmar este acuerdo.
• Mantenga un registro diario del trabajo hecho. Si el trabajo realizado es el mismo todos los días, sólo tiene que registrar los días y las horas trabajadas: lunes 09 a.m.-10 a.m., martes 09 a.m.-10 a.m., miércoles 9am - 10am, etc.
• Escriba un recibo por cada pago, haga que el miembro de la familia lo firme, y guarde una copia: "El pago en efectivo de $ 25 por 5 horas de trabajo del 3 hasta el 7 de enero del 2012." No es necesario pagar con un cheque, usted puede pagar con dinero en efectivo. Haga el pago en una cuenta de negocios separada, si usted tiene una.
• El salario de los miembros de la familia deben ser razonable. Si usted tiene un beneficio empresarial de 15.000 dólares, no es razonable pagar a sus propios hijos $ 6,000 en salarios. El pago de $ 20 por hora a sus 15 años de edad también es irracional. La prueba de lo que es razonable es, probablemente, la cantidad que estaría dispuesto a pagar a alguien que no es un miembro de la familia. Si usted también está dando a su hijo una mesada, mantenga un registro de cuándo se dio ese subsidio y de cuánto era.
¡No!
Por desgracia, muchas proveedoras de cuidado infantil en el hogar y los profesionales de impuestos cometen este error. Ellos asumen que pueden tratar a una persona que ayuda a cuidar de los niños como un contratista independiente, ya que la pagan menos de $ 600 al año. Grave error.
Cuando usted contrata a alguien para ayudar a cuidar a sus niños de guardería, lo que tiene es un empleado, no un contratista independiente.
Esto es cierto incluso si usted pagó a la persona 50 dólares en un año Es cierto incluso si usted contrata a su nieto.
¿Cuándo usted tiene un contratista independiente? Si usted contrató a alguien para limpiar su casa, cortar el césped, limpiar de nieve la entrada de su casa, entonces tiene un contratista independiente.
Si usted contrata a alguien para dar una clase de música o teatro de títeres para los niños, esta persona también es un contratista independiente. Esto se debe a que la persona no funciona bajo su dirección o control.
Nota: Hay dos situaciones en las que podría contratar a alguien para ayudar a cuidar a los niños y esta persona podría ser considerada un contratista independiente.
La primera situación es una persona que trabaje por cuenta propia en la actividad de prestación de cuidados sustitutos para las proveedoras de cuidado de niños. Esta persona debe tener un nombre comercial registrado con su estado y su propio número de identificación del contribuyente. Ella debe trabajar para más de un proveedor de cuidado de niños cada año y usar su propio contrato.
La segunda situación es cuando usted contrata a un sustituto a través de una agencia de empleo y le paga a la agencia y no al sustituto.
Hay una gran diferencia entre contratar a un contratista independiente y un empleado.
Si usted empleara un contratista independiente (que es muy poco probable) es suficiente con dar a esta persona (y al IRS) la Forma 1099 Misc si usted pagó $ 600 o más en un año. Usted no está obligado a presentar cualquier otra forma ni pagar impuestos sobre la nómina. Usted puede deducir lo que pagó a esta persona como un gasto de negocio.
Si usted contrata un empleado debe retener y pagar los impuestos de Seguro Social / Medicare, pagar impuestos federales y estatales de desempleo, tal vez comprar una compensación de trabajadores, y presentar una gran cantidad de formularios de impuestos federales y estatales.
¿Puedo contratar una muchacha de escuela de 16 años, menor de 18 para la limpieza de mi Daycare? ¿Qué es lo máximo y mínimo que puedo pagarla? ¿Puedo ponerlo como una deducción en mis tasas? ¿Debo llenar una forma como empleado, o solo con el cheque con la paga es suficiente?
- Sí puede contratarla. Si es una persona contratada para hacer un trabajo como un contratista independiente (como son ustedes respecto al YWCA o ChildServ), no un empleado, no hay máximo ni mínimo para pagarla, ella hace un trabajo –como lo hace un médico, un fontanero… - y usted le paga por ello. Si la contrata como empleada el mínimo es 8.25 por hora, pero hay leyes especiales para los menores de 18 años. Por supuesto es una deducción en sus tasas, y si trabaja solo en el cuidado infantil se deduce la cantidad total que le haya pagado, como un gasto de negocio. Es buena idea hacer un contrato, pero para el IRS es suficiente con el cheque de pago y una forma 1099-autoempleada (la misma que les manda a ustedes el Controlador de Illinois).
Para contratar un asistente mayor de 18 años, aparte de llenar los requisitos que DCFS pide, debo emplearla por 40 horas, o ¿puedo decidir yo las horas disponibles de trabajo, ya que el trabajo sube o baja? ¿Es mejor llenar las formas como empleada o la forma como contratista? ¿Debo tener contrato para emplear a esta asistente? Si la empleo como una persona contratada y ella no llena sus impuestos, ¿puedo tener problemas con el IRS? ¿Debo pedirla que llene la forma 1099-MISC para asegurarme que ella también reporta y yo no tenga problemas con el IRS?
- Usted decida las horas que va a trabajar, no tienen que ser 40.
- Hacer un contrato es buena idea.
- Cuando una persona trabaja regularmente en su casa, legalmente es un empleado. Sin embargo, la única forma de emplear una persona es pagando un buen contador que se encargue de deducir las tasas en el cheque de pago a ese empleado. Para evitarse ese gasto la mayoría de las proveedoras los contratan como “trabajadores independientes”. No es lo legal, y el IRS puede exigir que se contraten como empleados, pero hasta ahora no sé de ninguna proveedora que haya tenido problemas al contratar ayudantes como “contratistas independientes”, incluso cuando el IRS les ha hecho una auditoría por otras causas. Si usted tuviera en empleado, usted tendría que pagar la mitad de las tasas de seguridad social y medicare del empleado, pero si lo ponemos como contratista independiente la persona contratada tiene luego que pagar todas sus tasas de seguridad social y medicare al hacer su “income tax”. Eso suele dar lugar a problemas. Para evitarlo, asegúrese al contratarla de dejar eso en claro, o buscar una solución que sea justa para los dos, como reportar solo la mitad de lo que le ha pagado, o pagarle la mitad de las tasas de seguridad social y medicare.
- La forma 1099-MISC no la llena la persona que trabaja, la llenan ustedes. Lo pueden hacer a mano en formas hechas que venden en las papelerías, o se la llena y la manda electrónicamente la persona que haga sus tasas. Deben mandarla al trabajador en enero, pero si no lo han hecho, mándensela de todas maneras. Si el trabajador no reporta, ustedes no están en problemas, ella estará en problemas. Su contador puede llenar la forma 1099-misc y no debería cobrarle por eso, es demasiado fácil.
Para contratar a una persona, ¿debe tener licencia y seguro legal, o con su número de ITIN es suficiente?
- No necesita tener licencia. No es legal contratar una persona que no tiene número de social ni permiso para trabajar legalmente en USA. Pero tampoco les piden que verifiquen que el número que les dio es bueno. Anoten el número que puso en la forma “Permiso para revisar los record” y úsenlo para llenar la 1099-MISC. Si no es bueno al final del año van a recibir una carta diciendo que no deben volver a contratar a esa persona porque no tiene permiso de trabajar. Pero no hay problemas para ustedes.
Si en los años anteriores hemos guardado solo los cheques cancelados y recibos con la firma del trabajador…¿Está bien en caso de una auditoría?
- Es perfecto. No necesita más, eso prueba que trabajó para usted y lo que la pagó.
Cada año recibimos la forma 1099-MISC de SEIU Healcare IL Benefit Fund,con una cantidad como “nonemployee compensation” ¿Cómo reportamos esa cantidad en nuestras tasas, como INGRESO Y/O DEDUCCIÓN? Porque en realidad no es la cantidad que recibimos como ingreso, y tampoco la cantidad que pagan a los médicos.
- Es un ingreso y la ponen como ingreso. La cantidad que ponen (6,226.08 para el 2012) es el valor del seguro que les están regalando. Ustedes tienen que declarar cualquier regalo que les hagan por más de $5.000. Los gastos médicos que tengan pueden ponerlos como “deducción detallada” en la forma A –la tercera página de su income tax-. A veces la deducción estándar es más que las detalladas, y entonces los gastos médicos no aparecen.
-El costo del seguro para ustedes es lo que aumenten sus tasas al declarar $6,226 de ingresos adicionales. Sus tasas aumentan en unos $952, pero pueden aumentar hasta $1,200, y otras veces son $600, y si su ingreso ha sido muy poco y alcanzar a recibir el crédito por el ingreso, hasta puede aumentar lo que les devuelven. La única forma de saberlo es pedirle al que haga las tasas que mire cómo cambian sus tasas al poner y quitar esa cantidad.
-Si su marido tiene un seguro en el trabajo y en ese seguro las cubren a ustedes gratis, no tomen el seguro de la Unión. Si no, tomen el seguro de la Unión, si ustedes tuvieran que pagarlo pagarían unos $12,000 dólares al año, conseguirlo por $1,200, o $600, o por nada, es un verdadero regalo.
Contratación de empleados: sus hijos
"He escuchado el término "trabajo informal "al referirse a la contratación de mis hijos. ¿Qué quiere decir esto? "
- Trabajo informal es otro término para un contratista independiente ( independent contractor). Usted no tiene un contratista independiente por contratar su propio hijo. Usted debe tratar a sus hijos como empleados.
"¿Hay una edad mínima para contratar a su hijo?"
- La ley federal le prohíbe la contratación de personas menores de 14 años que no sean miembros de su propia familia. No hay ninguna ley federal de trabajo infantil concerniente a la contratación de sus propios hijos. Por lo tanto, usted podría pagar a niños de ocho o nueve años de edad por ayudar a limpiar a los niños, poner la mesa, etc. Sin embargo, la legislación laboral estatal puede prohibirle contratar a sus propios hijos menores de 14 años. Consulte con su departamento estatal de trabajo.
"Si yo pagué mi hija de 16 años que me ayude a cuidar a los niños, ¿cuánto puede ella ganar antes de que tenga que pagar impuestos?"
- Sus propios hijos menores de 18 años que ganaron menos de $ 5.950 en 2011 no tienen que pagar la Seguridad Social o los impuestos federales sobre la renta. Y tampoco tienen que declarar el impuesto sobre la renta.
"¿En qué parte de mis formularios de impuestos pongo las cantidades que pagué a mis propios hijos?"
- Anexo C, línea 26 Salarios.
"¿Puedo pagar a mis propios hijos solamente por el trabajo que hacen cuando los niños de guardería se han ido?"
- No. Usted puede pagar a sus propios hijos para hacer el trabajo mientras los niños están presentes (limpiar, poner la mesa, enseñar a otros niños, ayudarle con las actividades, etc.)
Contratación de empleados: jubilados
- Trabajo informal es otro término para un contratista independiente ( independent contractor). Usted no tiene un contratista independiente por contratar su propio hijo. Usted debe tratar a sus hijos como empleados.
"¿Hay una edad mínima para contratar a su hijo?"
- La ley federal le prohíbe la contratación de personas menores de 14 años que no sean miembros de su propia familia. No hay ninguna ley federal de trabajo infantil concerniente a la contratación de sus propios hijos. Por lo tanto, usted podría pagar a niños de ocho o nueve años de edad por ayudar a limpiar a los niños, poner la mesa, etc. Sin embargo, la legislación laboral estatal puede prohibirle contratar a sus propios hijos menores de 14 años. Consulte con su departamento estatal de trabajo.
"Si yo pagué mi hija de 16 años que me ayude a cuidar a los niños, ¿cuánto puede ella ganar antes de que tenga que pagar impuestos?"
- Sus propios hijos menores de 18 años que ganaron menos de $ 5.950 en 2011 no tienen que pagar la Seguridad Social o los impuestos federales sobre la renta. Y tampoco tienen que declarar el impuesto sobre la renta.
"¿En qué parte de mis formularios de impuestos pongo las cantidades que pagué a mis propios hijos?"
- Anexo C, línea 26 Salarios.
"¿Puedo pagar a mis propios hijos solamente por el trabajo que hacen cuando los niños de guardería se han ido?"
- No. Usted puede pagar a sus propios hijos para hacer el trabajo mientras los niños están presentes (limpiar, poner la mesa, enseñar a otros niños, ayudarle con las actividades, etc.)
Contratación de empleados: su marido jubilado
"Mi marido pronto se jubilará. ¿Podría contratarle y así podremos deducir las primas de seguro de salud? "
- Usted puede contratarlo y deducir los costos médicos de la familia, incluidas las primas de seguro de salud mediante la actualización de la Sección 105 del IRS, plan de reembolso médico (IRS Section 105 medical reimbursement plan). Usted no tiene que pagar a su marido un salario y de esta manera evita el pago de los impuestos sobre la nómina.
- Usted puede contratarlo y deducir los costos médicos de la familia, incluidas las primas de seguro de salud mediante la actualización de la Sección 105 del IRS, plan de reembolso médico (IRS Section 105 medical reimbursement plan). Usted no tiene que pagar a su marido un salario y de esta manera evita el pago de los impuestos sobre la nómina.
Contratación de empleados: jubilados
"¿Tengo que pagar impuestos de Seguro Social de la persona jubilada que corta el césped durante el verano?"
- No. Una persona a la que paga para cortar el césped, limpiar la casa o que haga la jardinería es un contratista independiente (independent contractor) y no su empleado. Por lo tanto, usted no tiene que retener o pagar impuestos de Seguro Social. Si usted paga a alguien $ 600 o más en un año, debe entregar una copia de la Forma 1099 del IRS para el trabajador y enviar una copia al IRS. Si usted contrata a una empresa para hacer este trabajo, usted no tiene que llenar el Formulario 1099.
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