Por Tom Copeland. Publocado con su permiso
Traducido por Fernando Olmedo, focalerta@yahoo.es
Lo primero que el IRS busca en una auditoría de cuidado infantil familiar es el ingreso no declarado.
El IRS sabe que los proveedores de cuidado infantil familiar tienden a no mantener buenos registros y, a menudo, se les paga con dinero en efectivo. Como resultado de ello, asumen que algunos proveedores de cuidado infantil no declaran todos sus ingresos.
He aquí algunos pasos a seguir para asegurarse que va a tener los registros adecuados de sus ingresos:
* Informe en su declaración de impuestos todos los ingresos que pagan los padres, el Programa de Alimentos, programa de subsidios y subvenciones.
* Mantenga registros que muestren el origen de todos los depósitos en su cuenta corriente o de ahorros (tanto comerciales como personales). Indique en un comprobante de depósito, registro de cheques, programa de software, u otro registro, de dónde provino el dinero (cheque de pago del marido, depósito de negocio, transferencia de ahorros, etc.) Al IRS le gusta examinarr los depósitos bancarios y compararlos con lo que usted declara como ingresos. Si no puede identificar de dónde proviene todo el dinero de cada depósito, el IRS asumirá que el depósito no identificado es ingreso de negocios.
* Si usted recibe dinero de los padres y no lo deposita en una cuenta bancaria, haga una nota en un diario o calendario de la cantidad que recibió y la cantidad que depositó.
* El IRS inicialmente asume que un niño está inscrito en su programa 52 semanas al año, a tiempo completo. Y examinará su contrato para identificar sus tarifas. Por ejemplo, si su tarifa es de $ 150 a la semana, el IRS supondrá que ganó 7.800 dólares al año ($ 150 x 52 semanas = $ 7.800) por cuidar de un niño. Usted deberá mantener los registros de asistencia que muestran cuándo un niño no estaba presente (los días de enfermedad, vacaciones, veraneo, etc.) y si el niño estaba a tiempo parcial la totalidad o parte del año.
* Si cambia sus tarifas a la mitad del año, o si no cobra a los padres la tarifa normal (a causa de un despido o una enfermedad en la familia), mantenga registros para demostrar que usted no recibió la tarifa de tiempo completo por este niño.
Por ejemplo: usted cuida a un niño por 52 semanas, y el niño está en el Programa de Alimentación. Pero, a causa de un despido en la familia del niño, usted decide cobrar la mitad de la tarifa regular por tres meses. El IRS va a revisar sus registros del Programa Alimenticio y sus registros de asistencia para ver si el niño estaba presente durante todo el año. Supondrán que se ha pagado la tarifa completa por el año. Usted necesita demostrar con sus registros de pago que los padres pagaron menos por esos tres meses.
* Si el contrato dice que cobrará un cargo por retraso, recogida, o por el cuidado durante la noche, asegúrese que si usted no cobra por ninguno de estos cargos, los registros lo demuestren. En otras palabras, si sus registros de asistencia muestran que el niño fue recogido a las 7pm y el contrato dice que la hora de recogida es 6:30 pm, con un pago de $ 1 por minuto de atraso, el IRS supondrá que ganó un extra de $ 30 cada día que esto ocurrió. Si usted no está cobrando a los padres para estos atrasos en la recogida, ponga una nota en sus registros de asistencia ("No hay cargos por pago atrasado").
* De a los padres un recibo de fin de año por la cantidad total que pagaron durante el año, y pídales que firmen una copia para que usted pueda guardarla en sus archivos.
Mantenga un registro de ingresos de su negocio durante todo el año y se verá recompensado cuando le ahorre un montón de tiempo y problemas al declarar sus impuestos. Tener un buen registro de sus ingresos también le ayudará si el IRS decide hacerle una auditoría.
Para obtener más información acerca de la grabación de su ingreso, ver mi libro Family Child Care Record Keeping Guide.
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